Story of Dreams

1.     Opdrachtgever: Dansvereniging Mystique (Story of Dreams)

2.     Functie: Medewerker dansgala 6 november 2010.

3.     Verloop opdracht: De opdracht is heel goed verlopen, de opdrachtgever was tevreden over mijn inzet en werkhouding.

4.     Competenties: Stressbestendigheid, plannen en organiseren, , verbeeldingskracht, marktgerichtheid en overtuigingskracht

Competentie Stressbestendigheid

6 november 2010 was er een dansgala in het klooster te Waalre georganiseerd door dansverenging Mystique in combinatie met RED. Ik zou daar medewerker achter de scherm zijn, backstage alles regelen zouden mijn taken zijn. Er zijn uiteindelijk helaas maar drie van de verwachte zeven vrijwilligers op komen dagen, ik werd dus ingezet als manusje van alles. Licht, kassa, backstage en garderobe waren mijn uiteindelijke taken.

S:

Ik had de opdracht om samen met de andere twee vrijwilligers alle zaken omtrent backstage t regelen. Het was de bedoeling bij binnenkomst de gasten te ontvangen, jassen op te hangen, consumptiebonnen te verkopen en de volgspot te regelen. Al deze taken gezamenlijk waren vrij druk en stressvol.

T:

Ik had de opdracht om samen met de andere twee vrijwilligers om de zaken backstage te regelen. Dit moesten we zelf indelen en we moesten de taken zelf verdelen. Het was de bedoeling de gasten bij binnenkomst te ontvangen en eventueel vragen te beantwoorden omtrent de show. Verder moesten er achter de kassa consumptiebonnen worden verkocht, moesten de jassen van de gasten opgehangen worden, en moesten de gasten naar de stoelen worden begeleid. Ook moest de volgspot tijdens de show door ons geregeld worden. Dit moest allemaal geregeld worden in de tijd dat de gasten binnenkwamen om 19.30 uur en dat de show begon om 20.00 uur

A:

Omdat er tussen 19.30 uur en 20.00 uur veel moesten gebeuren was het belangrijk om effectief en rustig te blijven reageren in een heel korte maar drukke en omgeving. We moesten ons echter wel aanpassen door de vele veranderingen die ontstonden middels het missen van vier vrijwilligers. Dit heb ik met de twee vrijwilligers goed en efficiënt opgelost. Er deed zich ook een probleem voor waar ik verantwoordelijk voor was. Voor de show, in de pauze van de show en na de show was er de mogelijkheid om consumpties te kopen. Ik moest echter toen de show begon snel door naar de volgende activiteit omdat ik ook verantwoordelijk was voor de volgspot die in het begin van de show gebruikt moest worden. Ik liet toen echter de kassa staan, terwijl die niet onbeheerd achter moest blijven. Hier werd ik dan ook voor terug geroepen omdat dit niet verantwoordelijk was. Ik bood netjes mijn excuses aan en heb de kassa direct achter gezet waarna ik mijn huidige activiteit weer kon vervolgen middels hulp van een andere vrijwilliger. Ik bleef hier rustig onder en het is niet meer voorgekomen.

R:

Tijdens deze ervaring heb ik geleerd wat het allemaal met zich mee brengt als er medewerkers niet komen opdagen. Hieruit blijkt hoe belangrijk vrijwilligers zijn. Het is heel belangrijk rustig en effectief te blijven reageren in een drukke omgeving. De gasten kwamen tenslotte voor een show die om 20.00 uur begon en dan is het niet geoorloofd als er nog jassen opgehangen moeten worden of er nog consumptiebonnen verkocht moeten worden. Ik heb ondanks de afwezigheid van vier vrijwilligers het hoofd koel gehouden en alles is goed verlopen.

T:

Ik heb veel van deze ervaring geleerd. Vrijwilligers zijn echt onmisbaar op een dansgala als deze. Verder heb ik geleerd dat het noodzaak is om rustig en efficiënt te blijven reageren op drukke momenten in een drukke omgeving. Verder was het even stressvol toen er vier vrijwilligers niet op komen dagen, omdat alles opnieuw ingepland moest worden en alles anders liep dan verwacht. Onze taken zijn soepel verlopen en het was een geslaagde avond.

Competentie plannen en organiseren

6 november 2010 was er een dansgala in het klooster te Waalre georganiseerd door dansverenging Mystique in combinatie met RED. Ik zou daar medewerker achter de scherm zijn, backstage alles regelen zouden mijn taken zijn. Er zijn uiteindelijk helaas maar drie van de verwachte zeven vrijwilligers op komen dagen, ik werd dus ingezet als manusje van alles. Licht, kassa, backstage en garderobe waren mijn uiteindelijke taken.

S:

Ik had de opdracht gekregen om samen zes andere vrijwilligers de zaken omtrent backstage te regelen deze avond. Alle vrijwilligers moesten om 16.00 uur aanwezig zijn voor de voorbereidingen van het dansgala. Er waren uiteindelijk helaas maar drie vrijwilligers aanwezig.

T:

Alle taken waren verdeeld en het was de bedoeling dat elke vrijwilliger de voor hen bestemde taken zou uitvoeren. Aangezien er echter maar drie vrijwilligers beschikbaar waren veroorzaakte dit problemen. Dit was een onvoorziene vervelende omstandigheid en er moest direct een nieuwe planning gemaakt worden. We kregen allemaal extra taken die we zelf moesten inplannen.

A:

Door deze onvoorziene omstandigheid moest er een nieuwe planning gemaakt worden. Dit hebben we opgelost door meetbare en realistische afspraken met elkaar te maken. Een persoon kan tenslotte maar op een plaats tegelijk zijn. Ik heb met de andere twee vrijwilligers een nieuw actieplan gemaakt zodat Ik een duidelijk overzicht had en voor iedereen wist wat er wanneer moest gebeuren. Gelukkig waren de beschikbare vrijwilligers al om 16.00 uur aanwezig en was er dus genoeg tijd om zulke onverwachte zaken nog op te lossen.

R:

Eigenlijk zijn dit situaties die geregeld voor kunnen komen. Vrijwilligers zijn heel erg belangrijk, maar omdat deze personen niet betaald krijgen komt het voor dat ze niet komen opdagen. Ik heb het met de twee andere vrijwilligers goed opgelost maar eigenlijk moet hier geanticipeerd op kunnen worden. Er moet een risicomanagement worden uitgewerkt met wat te doen mochten er vrijwilligers niet op komen dagen. Op deze manier hoeft er geen nieuwe planning gemaakt te worden maar ligt dat al klaar en kan dan makkelijk toegepast worden.

T:

Ik heb heel erg veel geleerd van deze situatie. Het was echt een uitdaging om deze onvoorziene omstandigheid op te lossen. Het was erg vervelend dat er vier vrijwilligers niet op zijn komen dagen, maar uiteindelijk voor mij een heel goed leerpunt. Ik heb het met de twee andere vrijwilligers goed opgelost, maar ik zou de volgende keer van tevoren een risicomanagement maken zodat er niet op het laatste moment een nieuwe planning gemaakt hoeft te worden.

Competentie Verbeeldingskracht

6 november 2010 was er een dansgala in het klooster te Waalre georganiseerd door dansverenging Mystique in combinatie met RED. Ik zou daar medewerker achter de scherm zijn, backstage alles regelen zouden mijn taken zijn. Er zijn uiteindelijk helaas maar drie van de verwachte zeven vrijwilligers op komen dagen, ik werd dus ingezet als manusje van alles. Licht, kassa, backstage en garderobe waren mijn uiteindelijke taken.

S:

Ik heb de opdracht gekregen om met twee andere vrijwilligers de volgspot te bedienen. Aan het begin van de show moesten we plaatsnemen achter de volgspot om zo gedurende de gehele show deze volgspot te bedienen. De opdrachtgever had wel een vaag beeld op papier gezet hoe hij het wilde hebben, maar verder moesten we het zelf invullen.

T:

Ik heb de opdracht gekregen de volgspot tijdens de show te bedienen. Helemaal achterin de zaal op een verhoging stond een volgspot die bediend moest worden. Dit omdat een klein deel van de show tussen de gasten plaatsvond en de gasten het op deze manier beter zouden zien en het een professioneel uiterlijk gaf. Ik moest hierbij mijn fantasie en intuïtie gebruiken om de volgspot op een creatieve maar professioneel manier te bedienen zodat het een mooi beeld zou vormen voor de gasten. Ik kon één keer met de volgspot oefenen tijdens de generale repetitie.

A:

Bij deze taak werd ik vrij gelaten om de volgspot zelf te bedienen, maar wel aan de hand van wat aanwijzingen die de opdrachtgever op papier had gezet. De opdrachtgever had dus wel een vaag beeld geschetst hoe hij het zelf zag, maar ik mocht daar wel mijn eigen draai aan geven. De opdrachtgever het onder andere op papier gezet bij welk belangrijk stuk van de show ik wie moest volgens, aangezien ik het stuk niet goed kende kon ik dat ook niet weten. Verder hij de opdrachtgever nog wast kritieke puntjes opgeschreven als hoe lang de spot op één persoon gericht mocht blijven en wanneer er absoluut geen spot mocht zijn. Ik kon een goed beeld schetsen van hoe de opdrachtgever de volgspot wilde zien aan de hand van de verkregen informatie en door middel van leuke vormen in de lucht en door het publiek was de spot een leuk attribuut van de show en heb ik er een eigen draai aan kunnen geven. Ik had wel echt een idee van hoe ik het zelf wilde, en hoe het publiek het zou willen hebben. Daarbij kan gedacht worden aan niet in de ogen van het publiek schijnen, niet op iemand in het publiek schijnen en niet op een plaats schijnen waar op dat moment het verhaal niet bezig is. Door de beperkte verkregen informatie en mijn eigen inbreng ben ik in staat om met de verkregen informatie, intuïtief een beeld te vormen van het eindresultaat.

           

R:

Dit was een leerzame maar vooral leuke taak om te doen. Ik heb op een creatieve manier geleerd om ideeën over te brengen op anderen en om mijn fantasie en intuïtie te gebruiken bij het bedienen van de volgspot. Verder heb ik ook geleerd om verder te borduren met een vaag idee van de opdrachtgever. De opdrachtgever was hier erg tevreden over en dat werkte ook motiverend.

T:

Ondanks dat ik deze taak onverwachts moest invullen wegens afwezigheid van andere vrijwilligers is dit erg goed gegaan. Ik heb er onbewust veel van geleerd omdat de opdrachtgever alleen een vaag beeld had, en ik dat verder uit moest werken. Het is dus erg goed gegaan en nu heb ik ervaring met het voort borduren op andermans ideeën.

Competentie Marktgerichtheid

6 november 2010 was er een dansgala in het klooster te Waalre georganiseerd door dansverenging Mystique in combinatie met RED. Ik zou daar medewerker achter de scherm zijn, backstage alles regelen zouden mijn taken zijn. Er zijn uiteindelijk helaas maar drie van de verwachte zeven vrijwilligers op komen dagen, ik werd dus ingezet als manusje van alles. Licht, kassa, backstage en garderobe waren mijn uiteindelijke taken.

S:We kregen aan het begin van de dag een presentatie over de de show. Het draaiboek werd uitgebreid behandeld en er werd het een en ander verteld over de show en hoe theater werkt in het algemeen.
T:Het was mijn taak om me tijdens de presentatie van de projectleider toen hij over theaters vertelde mij marktgericht op te stellen. Dit doordat ik wellicht mijn toekomst zie in deze branche. Ik wilde deze dag ook een goed beeld krijgen van de branche en toetsen of dit is wat ik wellicht wil later.

A:Ik heb door middel van het tonen van interresse en door gerichte vragen te stellen laten zien dat ik al meer wist van deze branche/markt en dat ik concreet bezig was met de toekomst. Ook heb ik na afloop van deze presentatie gevraagd aan hem of hij mogelijkheden zag voor een stages waardoor ik een nieuw contact op heb gedaan.
R:
Ik ben marktgericht bezig geweest doordat ik professioneel overkwam. hierdoor werd ik serieus genomen en heb ik laten zien dat ik kennis bezat over deze markt.

T:

Ik heb tevreden over het mijn acties tijdens deze presentatie. Als je laat zien dat je marktgericht ben wordt je vaak sneller serieus genomen. bepaalde personen willen zo meer moeite voor je doen en waarderen het dat je interesse toont. Ik zou het de volgende keer dan ook niet anders aanpakken.

Competentie Netwerken

6 november 2010 was er een dansgala in het klooster te Waalre georganiseerd door dansverenging Mystique in combinatie met RED. Ik zou daar medewerker achter de scherm zijn, backstage alles regelen zouden mijn taken zijn. Er zijn uiteindelijk helaas maar drie van de verwachte zeven vrijwilligers op komen dagen, ik werd dus ingezet als manusje van alles. Licht, kassa, backstage en garderobe waren mijn uiteindelijke taken.

S:

Tijdens het dansgala heb ik veel contact gehad met de opdrachtgever omdat ik zaken omtrent de backstage taken samen met de opdrachtgever moest regelen. Verder kende ik de PR-manager van het gala persoonlijk en daarom heb ik ook veel contact gehad met haar. Tijdens een pauze tussen alle werkzaamheden door heb ik contact gezocht met de opdrachtgever omdat ik in de toekomst graag weer mee zou willen werken aan een dergelijk evenement.

T:

In de pauze tussen alle werkzaamheden door heb ik met de opdrachtgever contact gezocht om zo op een proactieve wijze relaties te leggen buiten de NHTV. Ik toonde veel interesse naar de activiteiten en we hebben contactgegevens uitgewisseld omdat ik in de toekomst graag aan een vergelijkbaar event mee zou willen werken als vrijwilliger of eventueel een functie met een grotere verantwoordelijkheid. Verder ken ik de PR-manager persoonlijk en daar onderhoudt ik goed contact mee middels geregeld vragen of er nog dergelijke evenementen in het verschiet liggen.

A:

Tijdens deze dag was er één pauzemoment waarbij iedereen even wat kon eten en zich voor kon bereiden op de show. Ik pakte mijn moment en legde contact met de opdrachtgever. Ik vertelde dat ik dit een leuk initiatief vond en dat ik het tot dusver goed georganiseerd vond. Verder zei ik dat ik het jammer vond dat er maar zo weinig vrijwilligers op zijn komen dagen maar dat we het met zijn drieën goed op konden pakken. Verder vroeg ik of het een terugkomend evenement zou worden, waarbij hij antwoorde dat als een succes wordt ze het volgend jaar zeker nog een keer zouden doen, maar dan met een ander thema. Vervolgens vroeg ik voorzichtig of er dan weer medewerkers van buitenaf nodig zijn om alles backstage te regelen. Hij antwoorde daarop dat hij dat zeker op prijs zou stellen en vroeg of ik daar misschien geïnteresseerd in was. Ik zei direct tegen de opdrachtgever dat ik het heel leuk zou vinden om in toekomstige edities van deze show graag weer mee zou willen werken, maar dan in een iets grotere rol. We wisselden contactgegevens uit en ik word gebeld wanneer er een nieuwe editie van het evenement in aantocht is.

R:

Ik heb een goede indruk achtergelaten bij de opdrachtgever en ik hoop dat hij in de toekomst contact met mij opneemt voor het mede organiseren van een dergelijk gala of evenement. Ik heb hier veel van geleerd omdat ik nu het belang begrijp van het onderhouden van je eigen netwerk. Verder kan er veel worden bereikt middels interesse tonen naar personen waar ik in de toekomst wat aan zou kunnen hebben. Ook is het belangrijk om deze relaties te onderhouden zodat er in de toekomst mogelijk beroep kan worden gedaan op een van deze contacten.

T:

Netwerken is heel erg van belang binnen de vrijetijdsbranche. Met het organiseren van evenementen kunnen deze contacten later in mijn carrière erg van belang zijn.

Competentie: Overtuigingskracht

6 november 2010 was er een dansgala in ‘t klooster te Waalre georganiseerd door dansverenging Mystique in combinatie met RED. Ik zou daar medewerker achter de scherm zijn, backstage alles regelen zouden mijn taken zijn. Er zijn uiteindelijk helaas maar drie van de verwachte zeven vrijwilligers op komen dagen, ik werd dus ingezet als manusje van alles. Licht, kassa, backstage en garderobe waren mijn uiteindelijke taken.

S:

Tijdens het gala was er ook een pauze waar de bezoekers van het gala in de foyer of aan de bar een drankje konden nuttigen. Mijn taak was hierbij dan ook om overzicht te behouden en de bezoekers waar nodig te helpen. Tijdens mijn ronde door de foyer en de zaal merkte ik op dat een bezoeker haar glas op de balie zette bij de muntverkoop.

T: 

Het was mijn taak om rustig te blijven en om op gepaste wijze aan te geven dat dit niet de bedoeling was. Ik moest overtuigend overkomen en met geldende argumentatie een stevige indruk maken op deze bezoeker. Wanneer de persoon met tegenargumenten zou komen, moest ik deze kunnen tegenspreken als dit nodig was. Als het mogelijk was moest ik gebruik maken van verschillende overtuigingsmiddelen.

A:

Toen ik opmerkte dat het glas op de verkeerde plaats werd gezet door de bezoekster, ben ik op haar afgestapt. Ik heb haar netjes aangesproken; ‘ Mevrouw, mag ik u iets vragen? Het is niet de bedoeling dat u uw glas hier neerzet, hier zijn de bar in de zaal en de bar in de foyer voor gereserveerd.’  Ik bleef hierbij rustig en maakte een stevige indruk door met beide benen op de grond te blijven en recht op te staan. De mevrouw vond dat ik me hier niet mee moest bemoeien en dat het glas zo goed opgeruimd was, niemand had er toch last van? Ik heb toen aangegeven dat het glas zo gevaarlijk stond, gezien er kinderen rondliepen en dat de serveersters zo het glas niet snel zagen staan. Daarbij heb ik aangegeven dat wanneer mevrouw zelf kinderen zou hebben, zij het waarschijnlijk ook niet fijn zou vinden als haar kinderen de kans hadden om glasscherven in hun lichaam te krijgen. Ze moest mij hier wel gelijk in geven, maar had nog steeds niet de behoefte om het glas op te ruimen. Ik heb toen aangegeven dit door te geven aan mijn leidinggevende aangezien dit niet de bedoeling was. Dit heb ik dan ook gedaan.

R:

Ik ben meteen doorgelopen naar mijn leidinggevende, aangezien de vrouw niet wilde luisteren. Zij is toen naar deze mevrouw toe gelopen en heeft met haar gesproken. Achteraf heeft ze dit voorval nog met mij besproken. Ze vond dat ik goed had gereageerd en was erg te spreken over mijn handelen. Later op de avond hebben ze dezelfde vrouw nog een waarschuwing gegeven, dat wanneer ze zo door zou gaan, ze eruit gezet zou worden. Uiteindelijk is deze vrouw tot bedaren gekomen en is er niks meer gebeurd.

T:

De volgende keer verwacht ik op dezelfde manier te handelen, aangezien ten eerste dit verwacht wordt van mij en ten tweede vind ik het niet netjes dat het glas op zo’n gevaarlijke plek wordt neergezet. Daarnaast heb ik een positieve feedback gehad, waardoor ik het als positieve ervaring meeneem.