Popgame CFL

Popgame

1.     Opdrachtgever: Culture for Life, popgame

2.     Functie: Het runnen van een virtuele popgame. Mijn verantwoordelijkheden waren marketing communicatie, financiële situatie, management, logistiek en personeel

3.     Verloop opdracht: De opdracht is redelijk goed verlopen. Ondanks de zesde plek die ik behaald heb met de popgame heb ik er erg veel van geleerd.

4.     Competenties: Bij deze CFL opdracht lagen de competenties vast. Het betreft de volgende competenties: Plannen en organiseren, mondelinge communicatie, overtuigingskracht, probleemanalyse en oordeelsvorming

Competentie Plannen en organiseren

In blok A stond CFL in het teken van een popgame. Een popgame is een spel waarbij er een virtueel poppodium moet worden gerund. De popgame werd gespeeld in groepjes van vijf waarbij iedere groepslid een taak had die per week verschilde. De taken bestonden uit: Management, logistiek, financieel, personeel en marketingcommunicatie

S:

Ik heb de opdracht gekregen om aan het eind van het blok een poster te maken in de stijl van de popgame (In mijn geval dance) en daarbij moesten de goede- en slechte punten benoemd worden en diverse conclusies getrokken worden. Helaas viel dit precies in de periode van de tentamenweken en waren we niet op school. Het was hierdoor lastig plannen wanneer de poster gemaakt zou worden. Uiteindelijk zijn we gaan mailen om specifieke afspraken te maken over het maken van de poster.

T:

Aangezien ik niet verantwoordelijk was voor de uitwerkingen en de lay-out van de poster, waren mijn taken deze poster op een cd te zetten en in te leveren. Het was daarom noodzaak dat deze poster op tijd naar mij werd gestuurd en daar zijn dan ook realistische inschattingen en afspraken over gemaakt. Helaas voordeed er zich een probleem, de computer van de persoon die de poster had gemaakt crashte en er moesten direct nieuwe afspraken gemaakt worden. Dit was een vervelende onvoorziene omstandigheid en moest zo snel mogelijk worden opgelost. Ik heb de taken opnieuw verdeeld en verkreeg zo het overzicht over de zaken waar ik verantwoordelijk voor was. Op deze manier was het duidelijk wat precies mijn taken waren en zo kon ik mij goed voorbereiden op de taken waar ik verantwoordelijk voor was. Verder hadden we als groep afgesproken dat de gegevens zo gedocumenteerd moesten zijn dat iedereen makkelijk bij elk document kon.

A:

De deadline van de inlevering van de poster naderde dus ik verwachtte ieder moment de uitwerkingen van de poster toen ik onverwacht telefoon kreeg met het slechte nieuws dat de computer gecrasht was en de poster dus opnieuw gemaakt moest worden. Ik heb direct iedereen ervan op de hoogte gesteld en verteld dat de gegevens uiterlijk 20.00 uur diezelfde avond nogmaals naar mij werden opgestuurd, en direct de gegevens naar iedereen te mailen. Mocht er nog een situatie plaatsvinden waardoor alle gegevens verdwenen hadden we bij iedereen een back-up en zo had iedereen nog genoeg tijd om de gekregen de gegevens opnieuw te mailen. De poster werd opnieuw in elkaar gezet en direct naar iedereen gestuurd zodat er niks meer fout kon gaan. Ik zette de gegevens op een CD en alles was nog voor de deadline ingeleverd.

R:

Voor deze opdracht had ik niet verwacht dat het plannen van kleine dingen als het maken van een poster zoveel problemen kon opleveren. Maar door middel van duidelijke en realistische afspraken die gemaakt zijn, het overzicht behouden, goede documentatie, een goede planning en een goede voorbereiding is alles toch nog goed op tijd ingeleverd.

T:

Ik heb veel geleerd van deze opdracht en zou het volgende keer zeker anders doen. Ik zou zelfs bij het plannen van kleine dingen, het risicomanagement erin verwerken en van te voren alvast duidelijke afspraken maken, goede documentatie te hebben, een goede voorbereiding en planning te hebben mocht het fout gaan. Ondanks dat alles nog goed is gekomen, is het toepassen van risicomanagement erg nuttig en verlaagd de stress.

Competentie Mondelinge communicatie

In blok A stond CFL in het teken van het spelen van een popgame. Een popgame is een spel waarbij er een virtueel poppodium moet worden gerund. De popgame werd gespeeld in groepjes van vijf waarbij ieder groepslid een taak had die per week verschilde. De taken bestonden uit: Management, logistiek, financieel, personeel en marketingcommunicatie

S:

Ik heb de opdracht gekregen om gedurende blok A een popgame te runnen. De taken waren verdeeld en waren iedere week anders. Aangezien het niet mogelijk was wegens de druk van het project om op school bij elkaar te komen hadden we besloten om de popgame thuis te doen. De mondelinge communicatie moest daarom goed en duidelijk zijn, aangezien we van elkaar afhankelijk waren. Uiteindelijk hebben we via de telefoon contact gehouden met elkaar en zo feedback en gegevens ontvangen en gegeven. Omdat de rollen elke week doorschoven, was het belangrijk om mijn eigen rolgedrag kritisch te bekijken, zodat ik tips kon geven aan het teamlid die mijn taak de volgende ronde over zou nemen.Tijdens week 3 van de popgame waren alle groepsleden thuis aan het werk aan de popgame. Om de popgame goed te kunnen runnen waren we op afstand met elkaar in contact.

T:

Het was hierbij de bedoeling om de benodigde gegevens aan elkaar door te geven zodat iedereen haar taken kon maken. Ik moest vooral communiceren met management en logistiek en dat hebben wij telefonisch gedaan omdat deze manier van communiceren een stuk effectiever is dan bijvoorbeeld communicatie via de e-mail. Het was fijn om in een team te werken aangezien we door deze duidelijk vorm van communicatie elkaar goed aan konden vullen en direct konden reageren als er iets niet duidelijk was. Het was ook de bedoeling kritisch naar mijn eigen rolgedrag te kijken, zodat ik feedback en tips kon geven aan de andere groepsleden met het doel dat deze projectleden de functie beter kunnen vervullen.

A:

Er moest op afstand een goede popgame gerund worden middels goede en duidelijke mondelinge communicatie. Het was dus noodzaak om goed in een team te werken middels de daarbij behorende criteria. Hierbij kan gedacht worden aan netjes onze afspraken nakomen, goed feedback op elkaar geven en ontvangen, elkaar helpen waar nodig, productief ingesteld zijn, openstaan voor anderen en elkaar altijd uit laten praten. Hierdoor maakte ik gebruik van de essentiële coachvaardigheden en de criteria die gelden voor het samenwerken in een team. Ik was afhankelijk van de afdeling management die de programmering deed omdat ik vanuit de verwachte bezoekersaantallen mijn personeel moest inzetten. Ik had dus contact met de management afdeling en verkreeg middels een effectieve samenwerking over de telefoon de informatie die ik nodig had. De gegevens die ik had ingevuld speelde ik weer door naar afdeling logistiek, omdat deze afdeling moest weten hoeveel personeel aan horeca ingezet werd. Op deze manier gaf iedereen waar nodig en mogelijk was feedback op de verkregen gegevens. Ook kon ik tips over mijn functie doorspelen naar de andere omdat heel kritisch naar mijn eigen rolgedrag had gekeken.

R:

Ik ben blij dat deze opdracht goed is verlopen. Ik wist wel dat er samenhang was tussen de diverse afdelingen van bijvoorbeeld een poppodium, maar niet dat er zoveel communicatie nodig was om alles in goede banen te leiden. Door middel van goede en duidelijke mondelinge communicatie, tips geven en krijgen, feedback geven en ontvangen en goed in teamverband werken kan je met mondelinge communicatie veel bereiken. Met twee weet je tenslotte meer dan met een.

T:

Ik heb veel geleerd deze dagen, en zou de manier van samenwerken ook zeker niet anders doen. Iets wat ik wel anders zou doen is het op afstand werken. De samenwerking ging heel soepel en vlot, ook een stuk beter dan bijvoorbeeld via de mail, maar hieruit is wel gebleken dat face-2-face communicatie nog steeds het meest effectief is.

Competentie Overtuigingskracht

In blok A stond CFL in het teken van het spelen van een popgame. Een popgame is een spel waarbij er een virtueel poppodium moet worden gerund. De popgame werd gespeeld in groepjes van vijf waarbij iedere groepslid een taak had die per week verschilde. De taken bestonden uit: Management, logistiek, financieel, personeel en marketingcommunicatie

S:

Tijdens de popgame ontstond er een discussie over welke genre we het beste konden kiezen voor ons poppodium, daar ontstonden echter wat meningsverschillen over. Dit gebeurde omdat ik een bepaald genre de voorkeur gaf, maar daar was niet iedereen het mee eens. Door een professionele houding aan te nemen, argumenten goed te benoemen en duidelijk te onderbouwen heb ik een stevige indruk gemaakt en zijn we als team op een unanieme oplossing gekomen.

T:

Door het meningsverschil wat er in de groep ontstond was het belangrijk uiteindelijk met de beste oplossing te komen. Daarom was het noodzaak mijn standpunten goed en helder te formuleren en duidelijk uit te leggen waarom ik hiervoor koos, omdat dit een beslissend moment was. Het was ook de bedoeling dat ik goed naar de tegenargumenten luisterde en daar weer op inspeelde om zo uiteindelijk een poppodium van hoge kwaliteit neer te zetten.

A:

De discussie ontstond omdat de manager van de programmering in een groepsdiscussie vroeg welk genre ik prefereerde. Ik wilde heel graag het genre dance als hoofdprogrammering hebben. Door met goede argumenten te komen en deze ook duidelijk te formuleren, begreep de manager wat ik bedoelde. Ik vertelde de manager dat ik een klein onderzoek had gedaan naar de verschillende programmeringen en daaruit bleek dat in het genre dance het meest gedronken werd. Ik legde uit dat de omzet van de drank een stuk hoger zou zijn als dit genre toegepast zou worden. De manager kwam terecht met het tegenargument dat door het drankgebruik er meer agressie aanwezig zou zijn in het poppodium waardoor er extra beveiliging zou moeten worden ingehuurd. Ik gaf haar daarin gelijk, maar deze kosten zouden niet opwegen tegen de grote inkomsten die de extra drankverkoop zouden opleveren en deze extra beveiligers zouden daarom makkelijk ingezet kunnen worden. Ik vertelde haar wel dat zij de keuze moest maken omdat zij hier uiteindelijk verantwoordelijk voor was. Door duidelijk mijn mening te geven en overtuigingstrategieën te gebruiken (wat vind jij hiervan, ben je het hier mee eens) en dus duidelijk naar haar mening vroeg, heb ik uiteindelijk de manager van de programmering overtuigd om het genre dance te gebruiken en ben ik in staat in te spelen op (tegen)argumenten en daarop aan te sluiten met mijn eigen argumenten

R:

Ik weet nu dat ik middels overtuigingskracht veel kan bereiken. Door middel van goede standpunten en een duidelijke uitleg krijg ik veel voor elkaar. In een discussie is het belangrijk naar tegenargumenten te luisteren en zo met de gehele groep met een passende “product”(of oplossing in dit geval) te komen. Ik heb uiteindelijk een goede indruk achtergelaten bij de manager programmering aangezien zij het genre dance uiteindelijk heeft gekozen en mij direct serieuser neemt.

T:

Ik heb hier veel van geleerd. Door deze bovenstaande criteria goed toe te passen tijdens een discussie heb ik geleerd een goede balans te vinden tussen overtuigen en mijn zin door te drijven. Ik weet wanneer ik moet stoppen en wanneer mijn standpunten niet meer relevant zijn. Door meer naar de mening van anderen te vragen en niet alleen mezelf of juist alleen een ander aan het woord te laten kom je veel sneller tot een oplossing waar iedereen het mee eens is, omdat je de oplossing kan afwegen op de mening van iedereen, of anderen kan overtuigen met punten die zij persoonlijk belangrijk vinden.

Competentie Probleemanalyse

In blok A stond CFL in het teken van het spelen van een popgame. Een popgame is een spel waarbij er een virtueel poppodium moet worden gerund. De popgame werd gespeeld in groepjes van vijf waarbij iedere groepslid een taak had die per week verschilde. De taken bestonden uit: Management, logistiek, financieel, personeel en marketingcommunicatie

S:

Tijdens de  week 4 van de popgame was er de mogelijkheid om risicobands te verwerken in de programmering. Dit veroorzaakte een probleem omdat risicobands eerder problemen veroorzaken en de doelgroep meer alcohol drinken. Dit probleem moest dus opgelost worden omdat anders het risico ontstond dat de avond uit de hand zou lopen.

T:

Als we zouden kiezen om de risicobands in te programmeren moesten er wat problemen opgelost worden zodat er niks uit de hand zou lopen. Dit hebben we opgelost middels de voor- en nadelen op een rijtje te zetten. Verder hebben we informatie gezocht bij verschillende bronnen om zo onszelf te adviseren of het verstandig was om deze risicobands te programmeren of niet. Ook stelden we onszelf een heldere probleemdefinitie om een helder beeld te krijgen van het probleem.

                                                                                                                 
A:

We hadden de keuze om deze risicobands in te zetten, maar het was geen verplichting. Als we de bands wel in zouden zetten zou dat problemen veroorzaken. Door er eerst een duidelijk probleemdefinitie van te maken en vervolgens voor- en nadelen op een rijtje te zetten, kwamen we op verschillende conclusies. Een voordeel was duidelijk de hogere omzet die het zou opleveren door het extra drankgebruik, maar daarentegen ontstond ook het nadeel dat door dit extra drankgebruik de bezoekers agressief zouden kunnen worden en de avond uit de hand zou lopen. Verder was er nog een nadeel, namelijk dat we om deze agressie op te vangen, extra beveiligers moesten inhuren wat ook weer extra geld kost. Aan de andere kant zou dit ook een voordeel kunnen zijn omdat negatieve publiciteit echter ook publiciteit is. Verder hebben we navraag gedaan bij experts en op internet naar vergelijkbare situaties gezocht. Het was duidelijk dat het meer omzet zou opleveren omdat we een hogere entreeprijs konden vragen en er meer werd gedronken. Daartegen moesten we om het rustig te houden wel extra beveiliging inzetten en we moesten er geen slecht imago aan overhouden. Hier maakten we uiteindelijk een analyse van en uit de uitslag hiervan namen we onze beslissingen. We stelden de volgende probleemdefinitie samen: Wegen de uiteindelijke voordelen van het inzetten van een risicoband op tegen de nadelen hiervan? Na veel wikken en wegen zijn we tot de beslissing gekomen dat we het risico niet wilden nemen en hebben we op safe gespeeld door deze risicoband niet in te huren. Het zou ons uiteindelijk wel meer omzet op leveren, maar door het kwetsbare imago wilden we het risico niet nemen.

R:

Door middel van een goede probleemanalyse heeft dit uiteindelijk geleidt tot een hogere omzet. Het is dus heel belangrijk om onderzoek te doen naar incidentele gevallen als bijvoorbeeld in ons geval het inhuren van een risicoband.

T:

Ik heb hiervan geleerd dat als je een manager bent van bijvoorbeeld een poppodium je niets kan regelen op gevoel, of ongeveer. Het kan veel gevolgen met zich mee brengen en je kan bezoekers in gevaar brengen. Maar door middel van een goede probleemdefinitie en kijkend naar de voor- en de nadelen kan je goed beredeneren of het wel of niet toegepast kan worden.

Competentie Oordeelsvorming

In blok A stond CFL in het teken van het spelen van een popgame. Een popgame is een spel waarbij er een virtueel poppodium moet worden gerund. De popgame werd gespeeld in groepjes van vijf waarbij iedere groepslid een taak had die per week verschilde. De taken bestonden uit: Management, logistiek, financieel, personeel en marketingcommunicatie

S:

De popgame had vijf rondes, waarvan een testronde. Het was de bedoeling van elke ronde te leren en mezelf te verbeteren. Iedereen had iedere week een andere rol en iedereen moest dus van elkaar leren. Zo creëerden wij als groep iedere week betere resultaten met de popgame en werd het poppodium steeds winstgevender. Ronde twee was echter niet goed verlopen en we kregen advies om het imago van het poppodium te veranderen. We wisten echter niet wat we met dit advies moesten doen en ik moest dus doorvragen bij anderen over de gegeven adviezen. Ook werden de uitslagen met de groep besproken, om zo de volgende ronde beter te kunnen doen.

T:

Het was de bedoeling dat ik tijdens een groepsbespreking mijn eigen oordeel gaf over de gegeven adviezen, deze beargumenteerde met als doel de volgende ronde van de popgame een beter resultaat te hebben en een hogere omzet. Verder had iedereen elke ronde een andere functie. Mijn taak was de functies verdelen. Hierbij heb ik de capaciteiten en mogelijkheden ingeschat dat iedereen een functie had naar diegene haar capaciteiten.

A:

Na iedere ronde was er een uitslag met adviezen die we moesten volgen. Het advies was om het imago van het poppodium te veranderen, maar ik wist niet hoe ik bij een genre wat al vast staat het imago kon veranderen. Dit ging ik bij een medestudent en aan een leraar vragen waarvan ik wist dat zij de capaciteiten hadden om mij uit te leggen wat ik moest veranderen. Ze vertelden mij dat het een oplossing was om de entreeprijs te verhogen, zodat er minder “tuig” binnen kwam, waardoor het imago vanzelf zou veranderen. Vervolgens was het noodzaak deze oplossing in een groepsbespreking te behandelen en iedereen haar mening gaf over deze oplossing en zowel de negatieve als de positieve kanten hiervan benoemde. Ik vertelde dat ik het hier eigenlijk niet mee eens was, omdat ik vindt dat een poppodium toegankelijk moet zijn voor iedereen en dat er vast een andere oplossing voorhanden zou liggen. We hebben uiteindelijk besloten om niet op de adviezen in te gaan. We hebben het risico genomen om de marketing volledig anders aan te pakken. We besloten om andere media in te zetten; zoals posters en internet waardoor we gedeeltelijk een ander publiek aan zouden trekken. Dit was een risico omdat we helemaal niet wisten of dit wel zou aanslaan bij het publiek. Uiteindelijk is het imago wel iets veranderd, omdat bleek er iets minder alcohol werd gedronken, dit was echter niet het resultaat waar we op hoopten. We hadden gehoopt dat we een iets andere doelgroep aan zouden spreken met onze marketing, namelijk jongeren die eerder naar huis zouden gaan waardoor er minder overlast in de buurt zou zijn. Door deze actie heb ik niet klakkeloos de mening van experts overgenomen omdat dit niet bij mijn visie paste. Verder benoemde ik van mijn eigen oordeel de positieve en negatieve kanten, omdat ik uitlegde wat ik wilde bereiken met mijn benadering om de marketing te veranderen, maar ook direct erbij vertelde dat ik niet wist wat voor resultaat dit zou opleveren en het dus ook negatief kon uitpakken.

R:

Het is belangrijk soms wat meer op mezelf te vertrouwen. Door niet klakkeloos de mening of adviezen van anderen over te nemen moest ik mijn eigen oordeel goed beargumenteren om het vervolgens toe te passen. Er zaten zowel positieve als negatieve kanten aan mij oordeel. Dit omdat ik uiteindelijk met mijn groep besloten had om de programmering wat aan wilde passen. Hierdoor kregen we een andere doelgroep. Deze doelgroep dronk minder alcohol, maar had wel een beter imago waardoor er meer bezoekers werden gegenereerd.

T:

Ik heb geleerd dat het dus belangrijk is om wat meer naar mezelf te kijken dan direct naar de adviezen van anderen. Daar ben ik zekerwel op vooruit gegaan als ik kijk naar de vorige jaren. Door goed mijn eigen oordeelsvorming te beargumenteren en niet direct de mening of adviezen van andere overneem ben ik een stuk zelfverzekerder geworden toen ik merkte dat mijn oordeelsvorming ook goed was