Diploma uitreiking 7, 8 en 9 juli 2010

1.     Opdrachtgever: ECEM 

2.     Functie: Medewerker diploma uitreiking blok D. Mijn verantwoordelijkheden waren: De opbouw van het evenement, het ontvangen en verzorgen van de gasten, bijhouden gastenlijst en de afbouw van het evenement.

3.     Verloop opdracht: Die opdracht is goed verlopen, De projectleiders waren bijzonder tevreden over mijn inzet en werkhouding.

4.     Competenties: Mondelinge communicatie, kwaliteitsgerichtheid, stressbestendigheid en creativiteit.

Competentie mondelinge communicatie:

S:

Wij hebben de opdracht gekregen om de afgestudeerde 4e jaars studenten op het NHTV internationaal hoger onderwijs Breda een leuke diploma uitreiking te verzorgen. Voorafgaand aan deze dag heeft er nog een groepsbespreking plaatsgevonden om alle handelingen van deze diploma uitreiking door te nemen met alle medewerkers. Op een gegeven moment tijdens het ontvangen van de gasten vond er een situatie plaats waardoor ik feedback moest geven aan een andere medewerker.

T:

Ik heb meegeholpen met het ontvangen van de gasten. Het was noodzaak dat dit op een adequate en persoonlijke manier gebeurde. Verder heb ik actief aan een groepsbespreking deelgenomen die voorafgaand van het evenement plaatsvond.

A:

Het was hierbij de bedoeling dat ik de gasten wees op de volgende activiteiten: Er kon een polaroid foto worden gemaakt bij binnenkomst als reminder van het evenement, de jassen konden gratis aan de kapstokken in de hoek worden opgehangen, er kon koffie of thee worden gehaald bij de stand naast de kapstokken en ik vertelde de gasten in volgelvlucht wat de planning van vandaag was. Ik heb hierbij iedere keer de gast getoetst met de vraag of alles duidelijk was en of er eventueel nog 

vragen of onduidelijkheden waren omtrent de diploma uitreiking. Vervolgens heb ik alle afgestudeerden gefeliciteerd en op gepaste manier afscheid genomen. Hierbij heb ik de gasten op een persoonlijke manier benaderd. Bij de groepsbespreking heb ik actief deelgenomen middels passend en correct aanwezig zijn en mij proactief op te stellen middels suggesties geven tijdens deze bespreking. Op een gegeven moment tijdens de uitvoering van een van mijn werkzaamheden hoorde ik een aantal gasten zeggen dat de medewerker die verantwoordelijk was voor het ophangen van de jassen er duidelijk geen zin meer in had. Ik heb deze persoon enige tijd geobserveerd en ik vond dat er wel degelijk sprake was van een onprofessionele houding. Ik heb deze medewerker op een gepaste manier feedback gegeven en bijgestuurd waar nodig. De medewerker respecteerde mijn feedback en paste haar houding aan. Tijdens deze bespreking zorgde ik ervoor dat mijn houding zo was, dat deze medewerker het gevoel had dat ik zeker was van mijn zaak, zodat ik haar kon overtuigen van mijn kunnen en mijn ideeën. Door met elkaar in discussie te gaan, konden we elkaar feedback geven en natuurlijk ook van elkaar ontvangen. In een team werken, was voor mij dan ook geen probleem, doordat ik gebruik maakte van de essentiële coachvaardigheden en de criteria die gelden voor het samenwerken in een team. Hierbij kan gedacht worden als de ander uit laten praten, productief ingesteld zijn, open staan voor de ander enzovoort.

R:

Voor deze opdracht was ik er niet van bewust wat er allemaal bij een dergelijk evenement moest gebeuren. Het is toch wel een formele gebeurtenis en het was dan ook de bedoeling om net gekleed te zijn en de gasten formeel toe te spreken. Ik vond het leuk om te zien dat iedereen het erg op prijs stelde dat dit evenement zo serieus werd genomen. Alle gasten waren dan ook zeer tevreden over ons optreden. Ook was de projectleider zeer tevreden met mijn proactieve houding tijdens de groepsbespreking. Tenslotte heb ik tijdens deze ervaring weer het belang ingezien van goede feedback geven. Als dit op een gepaste manier gebeurt, zou de persoon in kwestie dit respecteren en goed opvangen.

T:

Ik heb veel geleerd deze dagen en ook zeker keihard moeten werken. Het waren lange dagen van 08.00 tot 21.00 uur, maar het was uiteindelijk de moeite waard. Ik kwam veel in contact met gasten en dan is het noodzaak mezelf formeel op te stellen tegenover de gasten en me adequaat gedragen tijdens de uitreiking. De begeleiding deze dagen was strak, maar er werden naar mijn mening wel erg veel werkzaamheden gedelegeerd, dat is een punt wat ik als projectleider anders zou doen omdat ik mensen in zowel de voorbereiding als de uitvoering actief wil betrekken.

Competentie kwaliteitsgerichtheid:

S:

Wij hebben de opdracht gekregen om de afgestudeerde 4e jaars studenten op het NHTV internationaal hoger onderwijs Breda een leuke diploma uitreiking te verzorgen. Ik moest hoge eisen stellen aan mijn werkzaamheden en waar nodig de ideeën van mijn opdrachtgever aanpassen om de kwaliteit te verhogen.

T:

Ik heb meegeholpen om de kwaliteit te waarborgen van de diploma uitreiking en eventueel verbeteringen aanbrengen. Verder heb ik ook nog een nieuwe methoden omtrent het ophangen van de scripties geïntroduceerd, om de kwaliteit van de uitreiking te verbeteren.

A:

Het was hierbij de bedoeling dat bij de opbouw van het evenement aan de kwaliteitseisen werd voldaan die gesteld werden. Daar waren alle medewerkers verantwoordelijk voor. Mijn taak was onder andere om de scriptie voorbladen op te hangen. Dit om de gasten op een creatieve manier inzicht te geven in de verschillende scripties die de afgestudeerden gemaakt hadden. De manier waarop het gepland was neer te leggen, vond ik erg onoverzichtelijk. Het was in eerste instantie de bedoeling dat de voorbladen op de palen in het gebouw werden gehangen, maar aangezien er nog enkele andere documenten op diezelfde palen hingen, zouden de scriptievoorbladen er naar mijn mening niet uitspringen.dus ik stelde aan de projetleidervoor om het op een andere manier te doen en mijn opdrachtgever was het dan ook met mij eens, dat deze verbetering werd doorgevoerd.(Zie foto voor uiteindelijk resultaat). Op deze manier heb ik de kwaliteit van het bestaande proces verbeterd. Verder waren mijn taken het waarborgen van de kwaliteit van de koffietafel, het café en de hoorcollege zaal die getransformeerd werd tot een mooie ontvangstzaal voor alle afgestudeerde en gasten. Middels een kwaliteitenchecklist die ik tijdens de groepsbespreking, voorafgaand aan de uitreiking had samengesteld was ik tijdens de uitvoering in staat mijn eigen proces en product te evalueren, waardoor de kwaliteit van de uitreiking gewaarborgd werd en ik aan het verwachtingspatroon voldeed van de projectleider, aangezien de projectleider deze checklist op voorhand gecontroleerd en goedgekeurd had.

R:

Deze dagen waren erg leerzaam voor mij, omdat ik heb gemerkt dat echt alles wat er gedaan moet worden, over nagedacht kan/moet worden om zo het beste uit deze dagen te halen. Het was ook erg leuk om te zien dat ze mijn feedback echt serieus namen en er uiteindelijk ook iets mee gedaan hebben. Dit werkte erg motiverend omdat het erg lange en zware dagen waren. Middels dit toedoen heb ik het bestaande proces verbeterd, omdat middels deze verbetering de voorbeeldscripties duidelijk zijn opgevallen bij de gasten. Tenslotte was de checklist die ik tijdens de groepsbespreking voorafgaand aan de uitreiking heb samengesteld erg goed van pas gekomen. Op deze wijze was ik bereid mijn eigen gedrag, proces en product te evalueren om eventueel verbeteringen te kunnen toepassen.

T:

Ik ben tevreden over de kwaliteit van de diploma uitreiking. Het was een heel officieel en belangrijk 

evenement voor de afgestudeerden en het was dan ook belangrijk dat het evenement goed verliep. Dit hebben wij als team goed aangepakt en ik zou het dan de volgende keer niet anders doen. Het enige minpunt aan deze dagen was dat er zich weinig vrijwilligers hadden aangemeld. Hierdoor waren het voor de aanwezige medewerkers erg lange dagen. Met 5 of 6 medewerkers meer hadden de dagen opgedeeld kunnen worden in shiften en was het minder zwaar geweest.

Competentie stressbestendigheid:

S:

Wij hebben de opdracht gekregen om de afgestudeerde 4e jaars studenten op het NHTV internationaal hoger onderwijs Breda een leuke diploma uitreiking te verzorgen. Tijdens de ontvangst van alle gasten waren er erg veel stressmomenten en lag de tijdsdruk vrij hoog.

T:

Ik heb meegeholpen met de bediening van de gasten. Verder was het noodzaak tijdens de ontvangst van de gasten mij professioneel te gedragen en gestructureerd te werk gaan.

A:

Het was hierbij de bedoeling dat tijdens de diploma uitreiking de afgestudeerden en de gasten voorzien werden van een hapje en een drankje. Bij binnenkomst van de gasten en afgestudeerden voor deze diploma uitreiking was het mogelijk koffie of thee te bestellen bij de koffietafel in de aankomsthal. Iedereen kwam ongeveer op hetzelfde tijdstip binnen en het was daarom erg druk bij de koffietafel. Het was hierbij noodzaak rust te behouden, niet in paniek te raken als het druk was en wanneer meerdere gasten een beroep op mij deden. Dit zorgde geregeld voor wat stress, maar ik heb deze stress positief om weten te zetten waardoor ik de werkdruk beter aankon. Ik heb mijn zenuwen onder controle weten te houden tijdens deze drukke periode en ik heb het hoofd koel weten te houden. Na het diploma ondertekenen was er voor de afgestudeerden en de gasten de mogelijkheid om nog wat drinken in het bruine café waar een mooie bar was geïnstalleerd. Ook hier was het vrij druk en was het noodzaak om rustig te blijven en iedereen van een drankje te voorzien. Bij de bar was het gedurende deze periode langdurig druk en moest ik gestructureerd te werk gaan, om op deze manier het overzicht te kunnen behouden. Dit deed ik middels drankjes voorafgaand in te schenken waardoor tijdens deze drukte iedereen snel geholpen kon worden.

R:

Tijdens deze diploma uitreiking heb ik geleerd om rustiger te blijven tijdens drukke momenten. Als iedereen tegelijk een bestelling bij mij wil doen als ik achter de bar sta (of in een andere dergelijke functie), is het belangrijk om rustig en gestructureerd te blijven werken. Verder was ik goed in staat om mijn zenuwen onder controle te houden en professioneel alle gasten helpen.

T:

Ik heb deze dagen bewezen dat ik wel degelijk stressbestendig ben, omdat ik rustig ben gebleven tijdens drukke momenten, de kwaliteit gewaarborgd heb en daar ben ik ook tevreden over. Ik zou het volgende keer niet anders doen. Het enige minpunt was dat er te weinig consumptiebonnen waren voor de gasten, en daarom kon niet iedereen gebruik maken van deze consumptiebonnen met tot gevolg dat de consumptiebonnen niet meer ingeleverd werden en iedereen onbeperkt drinken kon bestellen. Dit is iets wat voorkomen had kunnen worden door middel van het goed tellen van de afgestudeerden.

Competentie creativiteit:

S:

Wij hebben de opdracht gekregen om de afgestudeerde 4e jaars studenten op het NHTV internationaal hoger onderwijs Breda een leuke diploma uitreiking te verzorgen. De situatie ontstond op het moment dat ik de voorbeeldscripties op moest hangen als vormgeving van de diploma uitreiking.

T:

Ik heb meegeholpen om de opbouw van de diploma uitreiking een creatieve uitstraling te geven. Ik had de taak om alle voorbeeldscripties op te hangen voorafgaand aan de diploma uitreiking. Ik vond echter dat de manier van ophangen niet de meest opvallende en efficiënte manier was. De projectleider liet mij vrij dit probleem zelf op te lossen.

A:

Het was hierbij de bedoeling om de vormgeving van de diploma uitreiking te verzorgen. Het was mijn taak om de scriptie voorbladen overal op te hangen. Ik was hierbij echter op zoek gegaan naar nieuwe invalshoeken, omdat ik de vormgeving te saai vond; hierdoor was ik op het idee gekomen om de voorbeeldscripties neer te leggen in plaats van op te hangen als wijze van een pad richting de ontvangstzaal. De scripties zouden op deze manier wel opvallen en een relevante bijdrage leveren op de uitreiking. Deze 'nieuwe' voorstellen die beter bij de beleving van het evenement (en de visie van het NHTV) paste heb ik voorgelegd en gepresenteerd. Mijn opdrachtgever vond dit een creatief idee, en ik mocht het op deze manier uitvoeren. Middels deze manier heb ik gebruik gemaakt van creatieve processen.(Zie foto voor het eindresultaat). 

R:

Ik ben tevreden met het resultaat. Ik vond altijd dat ik niet erg creatief was, maar heb hier geleerd dat ik dat wel degelijk ben. Ik vond het erg leuk om te doen, en ik vond het ook leuk dat het gewaardeerd werd door mijn opdrachtgever. Verder heb ik geleerd om in een probleemsituatie met een passende oplossing te komen door middel van creatief denken.

T:

Ik heb deze dagen geleerd dat bij elke evenement de competentie creativiteit komt kijken. Het is leuk om te zien dat je door middel van creativiteit de vormgeving van een evenement direct kan

verbeteren, waardoor het er ook direct professioneler uitziet. Een vernieuwende aanpak van een dergelijke aanpassing brengt wel risico’s met zich mee. Dit omdat ik niet wist of de aanpak aan zou slaan bij de gasten. De gasten waren er echter erg enthousiast over en het was een geslaagde aanpak.